Informativa Privacy Azionisti

Informativa agli azionisti, ex art. 13-14, Reg. UE 2016/679 (GDPR)

Ai sensi del Regolamento 2016/679/UE (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati – di seguito GDPR), Italian Wine Brands S.p.A., nel seguito anche IWB, Le fornisce, qui di seguito, l’informativa sul trattamento dei Suoi dati personali da Lei forniti a IWB medesima, anche tramite Istituti di credito e Società di Intermediazione Finanziaria, in relazione al Suo rapporto di azionista.

Identità e contatti del titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è Italian Wine Brands S.p.A., con sede legale in Viale Abruzzi, 94 – 20131 Milano e P. IVA 08851780968.

È inoltre in carica un responsabile della protezione dei dati (DPO), consultabile scrivendo all’indirizzo e-mail privacy@italianwinebrands.it

L’elenco completo e aggiornato dei responsabili nominati dalla nostra società è ottenibile inviando richiesta scritta via posta elettronica all’indirizzo privacy-office@italianwinebrands.it, oppure tramite lettera raccomandata.

Finalità del trattamento e base giuridica

I Suoi dati personali saranno trattati per le seguenti finalità:

• tenuta del libro soci e attività correlate;
• costituzione e aggiornamento della mailing list (nominativo, indirizzo ed eventuali altri recapiti) per l’invio di comunicazioni e documentazione societaria;
• accredito e registrazione per la partecipazione alle assemblee della Società;
• registrazione e verbalizzazione degli interventi e delle votazioni in assemblea;
• pagamento dei dividendi;
• esercizio del diritto di recesso o comunque di ciascun diritto per l’esercizio del quale, ai sensi di legge, necessiti una legittimazione preventiva a cura dell’emittente;
• statistiche per verificare la base azionaria della Società o la partecipazione alle assemblee.

Inoltre, qualora Lei fornisca i Suoi dati personali al fine dell’esercizio dei diritti dei soci individuati dal Testo Unico della Finanza (D.Lgs. 58/1998) e precisamente per:

• la formulazione delle domande prima dell’assemblea;
• la notifica a IWB di deleghe conferite a Suoi rappresentanti,
• l’esercizio del voto prima dell’assemblea mediante mezzi elettronici,

Oltre che per le finalità di cui sopra, i predetti dati potranno essere trattati per adempiere gli obblighi previsti dalla legge, dai regolamenti o dalla normativa comunitaria.

La base giuridica è data dall’adempimento di legge (art. 2370 c.c. e ss.) e per gli adempimenti inerenti e conseguenti. L’acquisizione dei Suoi dati è pertanto necessaria e/o obbligatoria per legge ai fini del perseguimento delle finalità indicate nella presente informativa.

Il mancato, parziale o inesatto conferimento dei Suoi dati potrebbe comportare adempimenti (normativi o nei Suoi confronti) non corretti, nonché la mancata ammissione all’Assemblea.

Categoria dei dati personali e modalità di trattamento                                                                     

In relazione alla finalità sopra descritta, Italian Wine Brands S.p.A. tratterà i Dati Personali quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

• dati anagrafici (ad es. nome, cognome, indirizzo, data di nascita, documento di identità, codice fiscale);
• dati fiscali relativi alle quote azionarie possedute.

Il trattamento dei dati in oggetto sarà improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della riservatezza. Specifiche misure di sicurezza e riservatezza secondo le disposizioni di legge, regolamenti conseguenti e disposizioni interne sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.

Tutta la documentazione fornitaci e raccolta su modulo cartaceo o direttamente in formato elettronico, è conservata a cura della nostra Società presso la struttura della controllata Giordano Vini S.p.A., con sede amministrativa situata in via Guido Cane 47 bis-50 – 12055 Valle Talloria d’Alba (CN), per il tempo prescritto dalle norme civilistiche e fiscali.

I trattamenti dei dati in argomento sono effettuati anche con l’ausilio di mezzi elettronici e automatizzati di tipo informatico, tramite terminali e personal computer collegati alla rete aziendale e, comunque, mediante strumenti idonei a garantire la sicurezza e la riservatezza. Le metodologie applicate garantiscono inoltre la non interferenza tra i trattamenti relativi alle varie finalità e l’accesso limitato ai soli incaricati per ciascuna delle finalità inerenti al rapporto societario in essere tra l’interessato e Italian Wine Brands S.p.A.

Periodo di conservazione dei dati

Tutti i dati personali saranno conservati, unitamente ai documenti prodotti durante l’Assemblea, da Italian Wine Brands S.p.A. al fine di documentare quanto trascritto nel verbale. Le eventuali registrazioni audio/video intercorse durante l’Assemblea, completata la verbalizzazione saranno distrutte.

Nel rispetto dei principi di proporzionalità e necessità, i dati personali saranno conservati in una forma che consenta l’identificazione degli interessati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali gli stessi sono trattati, nonché per il periodo previsto per legge a fini amministrativi, di gestione di eventuali reclami/contenziosi o a fini penali.

Ambito di comunicazione dei dati

Oltre che dai dipendenti/collaboratori di IWB, alcuni trattamenti dei Suoi dati personali potrebbero essere effettuati da soggetti terzi, ivi incluse le società controllate da IWB, ai quali la medesima affida le attività ed i servizi (o parte di essi) per il conseguimento delle finalità precedentemente indicate.

Tali soggetti terzi potrebbero essere stabiliti anche all’estero, in Paesi Ue o extra Ue; in quest’ultimo caso, il trasferimento dei dati è effettuato in virtù dell’esistenza di una decisione della Commissione europea circa l’adeguatezza del livello di protezione dei dati del Paese extra UE oppure sulla base delle appropriate e opportune garanzie previste dagli artt. 46 o 47 del GDPR (es. sottoscrizione delle “clausole tipo” di protezione dei dati adottate dalla Commissione europea) o degli ulteriori presupposti di legittimità al trasferimento previsti dall’art. 49 del GDPR. Tali soggetti opereranno in qualità di Titolari autonomi oppure saranno designati Responsabili del trattamento e sono ricompresi nelle seguenti categorie:

1. Membri del C.d.A. e del Collegio Sindacale della Società;
2. Società o persone incaricate per l’invio di materiale societario;
3. Società o persone per la gestione e la manutenzione dei sistemi informativi;
4. Società di Revisione;
5. Società/Centri servizi per l’imputazione dei dati necessari all’aggiornamento del libro soci;
6. Società/Centri servizi, studi professionali o liberi professionisti per consulenza e assistenza nelle operazioni societarie, nell’organizzazione/gestione dell’assemblea e attività correlate;
7. Istituzioni e/o Autorità Pubbliche (Tribunali, Borsa, Consob ecc.), per adempiere specifici obblighi di legge/regolamenti;
8. Società/Centri per servizi bancari e/o Istituti di credito per la trasmissione dei dati finalizzati al perfezionamento di operazioni di trasferimento titoli e di disposizioni bancarie (es. pagamento di dividendi);
9. Promotori di sollecitazione di deleghe per la partecipazione alle assemblee, nei casi previsti dalla legge;
10. soggetti prescritti in relazione all’adempimento degli obblighi di legge e/o regolamentari e/o derivanti dalla normativa comunitaria (tenuto conto che la Società è quotata in un mercato regolamentato e pertanto soggetta ad adempimenti ed obblighi informativi aggiuntivi).
11. incaricati/addetti autorizzati al trattamento della segreteria societaria, nonché organi amministrativi e di controllo di Italian Wine Brands S.p.A.;

Inoltre, alcuni Suoi dati personali potranno essere diffusi al mercato finanziario in ossequio delle norme di legge vigenti e dei regolamenti CONSOB.

Diritti degli interessati ai sensi degli artt.15-22, GDPR

In relazione al trattamento dei dati personali, a norma degli articoli seguenti del GDPR 2016/679: Lei ha diritto di chiedere a Italian Wine Brands S.p.A.:

Art.6 – revoca del consenso: l’interessato può revocare in qualsiasi momento il consenso prestato;

Art.15 – accesso: l’interessato può chiedere conferma che sia o meno in essere un trattamento di dati che lo riguardano, oltre a maggiori chiarimenti circa le informazioni di cui alla presente informativa;

Art.16 – rettifica: l’interessato può chiedere di rettificare o integrare i dati che ci ha fornito, qualora inesatti;

Art.17 – cancellazione: l’interessato può chiedere che i suoi dati vengano cancellati, qualora non siano più necessari alle nostre finalità, in caso di revoca del consenso o sua opposizione al trattamento, in caso di trattamento illecito, ovvero sussista un obbligo legale di cancellazione o si riferiscano a soggetti minori di anni sedici.

Art.18 – limitazione del trattamento: l’interessato può chiedere che i suoi dati siano trattati solo ai fini della conservazione, con esclusione di altri trattamenti, per il periodo necessario alla rettifica dei suoi dati, in caso di trattamento illecito per il quale si oppone alla cancellazione, qualora debba esercitare i suoi diritti in sede giudiziaria e i dati conservati dal Titolare gli possano essere utili e, infine, in caso di opposizione al trattamento e sia in corso una verifica sulla prevalenza dei motivi legittimi del Titolare rispetto ai suoi.

Art.20 – portabilità: l’interessato può chiedere di ricevere i suoi dati, o di farli trasmettere ad altro titolare da lui indicato, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico.

Art.21 – opposizione al trattamento: l’interessato può opporsi in qualunque momento al trattamento dei suoi dati, salvo che vi siano motivi legittimi da parte del Titolare per procedere al trattamento che prevalgano sui suoi, per esempio per l’esercizio o la propria difesa in sede giudiziaria.

Art.22 – opposizione al processo decisionale automatizzato: l’interessato può opporsi al processo decisionale automatizzato, qualora il Titolare effettui questo tipo di trattamento.

Diritto di proporre reclamo all’autorità garante ex art.77, GDPR

L’interessato ha il diritto di presentare reclamo presso l’Autorità di Controllo, che in Italia è il Garante per la Protezione dei Dati Personali – Piazza Venezia 11, 00187 Roma (RM) – www.garanteprivacy.it, inviando email a protocollo@pec.gpdp.it, usando il modello che si trova sul sito dell’Autorità. In qualsiasi momento, l’interessato potrà chiedere di esercitare i precedenti diritti a Italian Wine Brands S.p.A. rivolgendosi all’indirizzo mail privacy-office@italianwinebrands.it o a mezzo raccomandata A/R.