Informationen für Aktionäre

Informationen für Aktionäre, gemäß Art. 13-14, EU-Verordnung 2016/679 (DSGVO)

Gemäß der Verordnung 2016/679/EU (Datenschutz-Grundverordnung – im Folgenden DSGVO) informiert Sie Italian Wine Brands S.p.A., im Folgenden auch IWB, wie folgt über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die Sie IWB, auch über Kreditinstitute und Finanzvermittlungsgesellschaften, im Zusammenhang mit Ihrer Beziehung als Aktionär zur Verfügung stellen.

Identität und Kontaktangaben des für die Datenverarbeitung Verantwortlichen

Der für die Datenverarbeitung Verantwortliche ist      , mit Sitz in Viale Abruzzi, 94 – 20131 Milano und USt-IdNr. 08851780968.

Darüber hinaus wurde ein Datenschutzbeauftragter (DSB) ernannt, der erreichbar ist unter der E-Mail Adresse: privacy@italianwinebrands.it

Die vollständige und aktuelle Liste der von unserem Unternehmen ernannten Verantwortlichen kann durch eine schriftliche Anfrage per E-Mail an die folgende Adresse privacy-office@italianwinebrands.it angefordert werden, oder per Einschreiben.

Zweck der Verarbeitung und rechtliche Grundlage

Ihre personenbezogenen Daten werden für die folgenden Zwecke verarbeitet:

• Verwaltung des Verzeichnisses der Anteilseigner und der damit verbundenen Tätigkeiten;
• Erstellung und Aktualisierung der Mailingliste (Name, Adresse und sonstige Kontaktdaten) für den Versand von Mitteilungen und Gesellschaftsdokumenten;
• Akkreditierung und Registrierung für die Teilnahme an Gesellschaftsversammlungen;
• Aufzeichnung und Protokollierung der Redebeiträge und Abstimmungen der Versammlung;
• Ausschüttung von Dividenden;
• Ausübung des Widerrufsrechts oder eines anderen Rechts, für dessen Ausübung nach dem Gesetz eine vorherige Legitimation durch den Emittenten erforderlich ist;
• Statistiken zur Ermittlung der Aktionärsbasis der Gesellschaft oder der Teilnahme an Hauptversammlungen.

Außerdem, wenn Sie Ihre persönlichen Daten zum Zweck der Ausübung der Aktionärsrechte gemäß dem konsolidierten Finanzgesetz (Gesetzesdekret 58/1998) zur Verfügung stellen, konkret für:

• die Formulierung von Fragen vor der Versammlung;
• Benachrichtigung der IWB über die an ihre Vertreter erteilten Vollmachten,
• Ausübung der Stimmrechte auf elektronischem Wege im Vorfeld der Hauptversammlung,

Neben den oben bezeichneten Zwecken können die genannten Daten auch verarbeitet werden, um die in Gesetzen, Verordnungen oder gemeinschaftlichen Rechtsvorschriften vorgesehenen Verpflichtungen zu erfüllen.

Die Rechtsgrundlage ist durch die Erfüllung des Gesetzes (Art. 2370 des Handelsgesetzbuchs und folgende) sowie für die damit verbundenen und daraus folgenden Verpflichtungen gegeben. Die Erfassung Ihrer Daten ist daher notwendig und/oder gesetzlich vorgeschrieben, um die in diesem Informationsschreiben genannten Zwecke zu erfüllen.

Wenn Sie Ihre Daten nicht, nur teilweise oder ungenau angeben, kann dies dazu führen, dass die (gesetzlichen oder Sie betreffenden) Verpflichtungen nicht erfüllt werden und Sie nicht zur Hauptversammlung zugelassen werden.

Kategorie der personenbezogenen Daten und Art der Verarbeitung                                                

In Bezug auf den oben beschriebenen Zweck, verarbeitet       personenbezogene Daten, wie  zum Beispiel, aber nicht ausschließlich:

• persönliche Angaben (z.B. Vorname, Nachname, Adresse, Geburtsdatum, Ausweis, Steuernummer);
• Steuerdaten zu den gehaltenen Aktien.

Die Verarbeitung der betreffenden Daten erfolgt nach den Grundsätzen der Korrektheit, Rechtmäßigkeit, Transparenz und des Schutzes der Vertraulichkeit. Es werden spezifische Sicherheits- und Vertraulichkeitsmaßnahmen gemäß den gesetzlichen Bestimmungen, den einschlägigen Vorschriften und den internen Bestimmungen ergriffen, um den Verlust von Daten, die unrechtmäßige oder unkorrekte Verwendung und den unbefugten Zugriff zu verhindern.

Alle uns zur Verfügung gestellten und in Papierform oder direkt in elektronischer Form gesammelten Unterlagen werden von unserer Gesellschaft in der Niederlassung der Giordano Vini S.p.A., mit Verwaltungssitz in Via Guido Cane 47 bis-50 – 12055 Valle Talloria d’Alba (CN), für die von den zivil- und steuerrechtlichen Vorschriften vorgeschriebene Zeit aufbewahrt.

Die Verarbeitung der betreffenden Daten erfolgt auch mit Hilfe elektronischer und automatisierter Mittel, mit Hilfe von Terminals und Personalcomputern, die an das Unternehmensnetz angeschlossen sind, und auf jeden Fall mit Instrumenten, die Sicherheit und Vertraulichkeit gewährleisten. Die angewandten Methoden garantieren auch, dass es keine Überschneidungen zwischen den Behandlungen im Zusammenhang mit den verschiedenen Zwecken gibt und dass nur die für die jeweiligen Zwecke verantwortlichen Personen Zugang haben, die mit der Beziehung zwischen der betroffenen Person und Italian Wine Brands S.p.A. verbunden sind.

Aufbewahrungsfrist der Daten

Alle personenbezogenen Daten werden zusammen mit den während der Hauptversammlung erstellten Dokumenten aufbewahrt von      , um die Inhalte des Protokolls zu dokumentieren. Etwaige Audio-/Videoaufnahmen, die während der Versammlung gemacht wurden, werden nach der Erstellung des Protokolls vernichtet.

Nach den Grundsätzen der Verhältnismäßigkeit und der Notwendigkeit werden personenbezogene Daten in einer Form aufbewahrt, die die Identifizierung der betroffenen Personen während eines Zeitraums ermöglicht, der die Erfüllung der Zwecke, für die die Daten verarbeitet werden, nicht übersteigt, sowie während des Zeitraums, der für Verwaltungszwecke, die Bearbeitung von Beschwerden/Streitigkeiten oder für strafrechtliche Zwecke gesetzlich vorgeschrieben ist.

Umfang der Datenübermittlung

Neben den Angestellten/Mitarbeitern von IWB können einige Ihrer personenbezogenen Daten auch von Dritten verarbeitet werden, einschließlich der Tochtergesellschaften von IWB, denen IWB Tätigkeiten und Dienstleistungen (oder Teile davon) anvertraut, um die oben genannten Zwecke umzusetzen.

Diese Dritten können auch im Ausland, in EU-Ländern oder in Nicht-EU-Ländern ansässig sein; im letzteren Fall erfolgt die Datenübermittlung aufgrund eines Beschlusses der Europäischen Kommission über die Angemessenheit des Datenschutzniveaus des Nicht-EU-Landes oder auf der Grundlage der angemessenen und geeigneten Garantien gemäß Artikel 46 oder 47 der DSGVO (z.B. Unterzeichnung der von der Europäischen Kommission angenommenen „Standardklauseln“ zum Datenschutz) oder der zusätzlichen Legitimitätsbedingungen für die Übermittlung gemäß Artikel 49 der DSGVO. Diese Einrichtungen sind als autonome für die Datenverarbeitung Verantwortliche tätig oder werden als Datenverarbeiter benannt und fallen unter die folgenden Kategorien:

1. Mitglieder des Verwaltungsrats und des Rechnungsprüferausschusses der Gesellschaft;
2. Unternehmen oder Personen, die mit dem Versand von Unternehmensmaterial betraut sind;
3. Unternehmen oder Personen für die Verwaltung und Pflege von Informationssystemen;
4. Wirtschaftsprüfungsgesellschaften;
5. Unternehmen/Servicezentren für die Ermittlung der für die Aktualisierung des Aktionärsregisters erforderlichen Daten;
6. Unternehmen/Servicezentren, professionelle Firmen oder Freiberufler für Beratung und Unterstützung bei Unternehmensgeschäften, Organisation/Verwaltung von Hauptversammlungen sowie damit verbundener Aktivitäten;
7. Institutionen und/oder Behörden (Gerichte, Börse, Börsenaufsicht usw.), um bestimmte gesetzliche/regulatorische Verpflichtungen zu erfüllen;
8. Unternehmen/Bankdienstleistungszentren und/oder Kreditinstitute für die Übermittlung von Daten zur Abwicklung von Wertpapierübertragungen und Bankaufträgen (z.B. Dividendenausschüttung);
9. Organisatoren der Einholung von Vollmachten zur Teilnahme an Hauptversammlungen in den gesetzlich vorgesehenen Fällen;
10. Themen, die im Zusammenhang mit der Erfüllung rechtlicher und/oder regulatorischer Verpflichtungen und/oder aufgrund von EU-Rechtsvorschriften vorgeschrieben sind (wobei zu berücksichtigen ist, dass die Gesellschaft an einem geregelten Markt notiert ist und daher zusätzlichen Verpflichtungen und Offenlegungspflichten unterliegt).
11. Beauftragte/Bevollmächtigte, die mit der Bearbeitung des Unternehmenssekretariats betraut sind, sowie Verwaltungs- und Kontrollorgane von      ;

Darüber hinaus können einige Ihrer personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und Börsenaufsichtsvorschriften an den Finanzmarkt weitergegeben werden.

Rechte der betroffenen Personen gemäß Artikel 15–22, DSGVO

In Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten und in Übereinstimmung mit den folgenden Artikeln des DSGVO 2016/679: Sie haben das Recht zu fordern      :

Art.6 – Widerruf der Einwilligung: Die betroffene Person kann ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.

Art.15 – Zugriff: Die betroffene Person kann eine Bestätigung darüber verlangen, ob sie betreffende Daten verarbeitet werden oder nicht, sowie eine weitere Erläuterung der in dieser Mitteilung genannten Informationen.

Art.16 – Richtigstellung: Die betroffene Person kann die Berichtigung oder Ergänzung der von ihr angegebenen Daten verlangen, falls diese unrichtig sind.

Art.17 – Löschung: Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, wenn sie für unsere Zwecke nicht mehr erforderlich sind, wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen oder der Verarbeitung widersprechen, wenn sie rechtswidrig sind, wenn eine gesetzliche Verpflichtung zur Löschung besteht oder wenn sie sich auf Personen unter sechzehn Jahren beziehen.

Art.18 – Einschränkung der Verarbeitung: Die betroffene Person kann verlangen, dass ihre Daten unter Ausschluss anderer Verarbeitungen nur zum Zwecke der Speicherung verarbeitet werden, und zwar für den Zeitraum, der für die Berichtigung ihrer Daten erforderlich ist, im Falle einer unrechtmäßigen Verarbeitung, deren Löschung sie ablehnt, wenn sie ihre Rechte vor Gericht geltend machen muss und die von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen gespeicherten Daten für sie von Nutzen sein können, und schließlich, wenn sie der Verarbeitung widerspricht und geprüft wird, ob die berechtigten Gründe des für die Verarbeitung Verantwortlichen gegenüber ihren eigenen überwiegen.

Art.20 – Übertragbarkeit: Die betroffene Person kann beantragen, dass ihre Daten in einem strukturierten, allgemein gebräuchlichen und digital auswertbaren Format übermittelt werden oder dass sie an einen anderen von ihr benannten für die Verarbeitung Verantwortlichen übermittelt werden.

Art.21 – Widerspruch gegen die Verarbeitung: Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen, es sei denn, es liegen berechtigte Gründe für die Verarbeitung durch den für die Verarbeitung Verantwortlichen vor, die Vorrang vor Ihren eigenen Gründen haben, z.B. zur Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Art.22 – Widerspruch gegen automatisierte Entscheidungsprozesse: Die betroffene Person kann automatisierten Entscheidungsverfahren widersprechen, falls der für die Verarbeitung Verantwortliche eine derartige Verarbeitung vornimmt.

Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde gemäß Art. 77, DSGVO

Die betroffene Person hat das Recht, eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einzureichen. In Italien ist dies die „Garante per la Protezione dei Dati Personali“ (Italienische Datenschutzbehörde) – Piazza Venezia 11, 00187 Roma (RM) – www.garanteprivacy.it, durch eine E-Mail an protocollo@pec.gpdp.it, unter Verwendung der Vorlage auf der Website der Behörde. Die betroffene Person kann die Ausübung der oben genannten Rechte jederzeit bei       beantragen durch Kontakt an die E-Mail-Adresse privacy-office@italianwinebrands.it oder per Einschreiben.